ข้อควรคำนึงในการเขียนจดหมาย
ข้อควรคำนึงในการเขียนจดหมาย
ไม่ว่าจะเขียนจดหมายรูปแบบใดก็ตาม ควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
๑. เขียนข้อความให้ชัดเจนแจ่มแจ้ง
การเขียนข้อความให้ชัดเจนแจ่มแจ้งจะเป็นประโยชน์ทั้งฝ่ายผู้เขียนและฝ่ายผู้รับ
ผู้เขียนก็จะสื่อสารวัตถุประสงค์ผู้รับก็เข้าใจแจ่มแจ้งว่าผู้เขียนต้องการบอกอะไรแต่ถ้าข้อความไม่ชัดเจนแจ่มแจ้งแล้ว
ผู้รับอาจเขียนกับมาถามเพื่อให้เข้าใจเป็นการเสียเวลาและเสียประโยชน์แก่ทั่งสองฝ่ายได้
ต้องคำนึงเสมอว่าผู้รับไม่มีโอการซักถามในขณะที่รับสาร ผู้รับก็จะเข้าใจและตีความไปตามตัวหนังสือ
ข้อที่ควรปฏิบัติเมื่อเขียนจดหมายแต่ละฉบับจบลง คือ ควรอ่านทบทวนดูทุกครั้งว่าเขียนข้อความที่แสดงวัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมายฉบับนั้นชัดเจนแล้วหรือยัง
โดยเฉพาะข้อที่เกี่ยวข้องกับใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร ทำไม เพราะข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลเฉพาะสามารถคาดเดาได้
นอกจากวิธีการอ่านทวนแก้ไขแล้ว อีกวิธีหนึ่งก็คือการลำดับเนื้อหาไห้ดี กล่าวคือ
ถ้าจดหมายฉบับนั้นต้องการเล่าเรื่องราวที่เกิดขึ้นให้ผู้รับสารทราบ ผู้เขียนควรเล่าไปตามลำดับตั้งแต่เริ่มเรื่องจนจบเรื่อง
หากผู้เขียนจดหมายเรียงลำดับเหตุการณ์ได้เช่นนี้ ก็จะช่วยให้ข้อความในจดหมายกระจ่างขึ้น
๒. ใช้แบบจดหมายให้ถูกต้อง
ผู้เขียนจดหมายต้องทราบว่าจดหมายที่ตนเขียนนั้นเป็นจดหมายประเภทใด หากเป็นจดหมายกิจธุระ
จดหมายราชการ หรือจดหมายธุระกิจ ก็ต้องเขียนตามแบบของการเขียนจดหมายแต่ละประเภท
แม้แต่จดหมายส่วนตัว ถ้าเขียนถึงครู ถึงญาติผู้ใหญ่ ก็ต้องมีแบบของและลีลาต่างจากการเขียนจดหมายถึงเพื่อนหรือคู่รัก
การคำนึงถึงแบบของจดหมายนี้ แสดงให้เห็นถึงความเป็นผู้รู้จักกาลเทศะ และยังทำให้การเขียนจดหมายฉบับนั้นสัมฤทธิผลหรือไม่ด้วย
เช่น นักเรียนเป็นประธานชุมนุมภาษาไทย มีความประสงค์จะเชิญวิทยากรบรรยายให้สมาชิกชุมนุมฟัง
ก็ต้องเขียนเป็นจดหมายกิจธุระ มิใช่จดหมายส่วนตัวแล้วก็เป็นการไม่เหมาะสม ผู้ที่ได้รับเชิญมาเป็นวิทยากรจะตำหนิได้ว่านักเรียนไม่รู้กาลเทศะในการสื่อสาร
๓. แสดงมารยาทที่เหมาะสมกับบุคคลที่ติดต่อด้วย
มารยาทในที่นี้รวมทั้งการใช้ภาษาและสิ่งซึ่งไม่เกี่ยวแก่คำด้วย เช่น การเลือกกระดาษเขียนจดหมาย
ความสะอาด เป็นต้น
มารยาทในเรื่องการใช้ภาษาในจดหมาย เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับความคุ้นเคยระหว่างผู้เขียนกับผู้รับด้วย
ผู้เขียนต้องคำนึงถึงเสมอว่า ผู้ที่เราเขียนจดหมายไปนั้นเป็นใคร มีความเกี่ยวพันกับเราอย่างเราอย่างไร
เพราะจะทำให้เราเลือกสรรถ้อยคำมาใช้เขียนได้ถูกต้องตามระดับภาษา เช่น นักเรียนเขียนจดหมายถึงครูคนนั้นสนิทกับนักเรียนมาก
ก็ไม่ควรใช้ภาษาเหมือนกับเขียนถึงเพื่อน เพราะต้องให้เกียรติผู้รับว่าเป็นครูของเรา
นอกจากนี้ควรตรวจดูด้วยว่าจดหมายที่เขียนแต่ละฉบับนั้นมีข้อความที่กระทบกระเทือนถึงมิตรภาพของเรากับหรือไม่แม้ว่าบุคคลที่สนิทสนมกับเราก็ตาม
การเย้าแหย่ เพราะภาษาเขียนต่างจากภาษาพูดตรงที่ผู้เขียนไม่มีโอกาสอธิบายเพิ่มเติม
มารยาทอื่นๆซึ่งไม่เกี่ยวกับการใช้ถ้อยคำ ได้แก่ การเลือกกระดาษเขียนจดหมายและซอง
ควรเป็นกระดาษและซองที่สะอาด ถ้าเป็นกระดาษสีควรใช้สีสุภาพ และสีเข้ากับซองขนาดควรได้มาตรฐาน
ควรขริบริมกระดาษให้เรียบร้อย จดหมายที่ส่งถึงผู้ใหญ่หรือบุคคลที่เราเคารพควรหลีเลี่ยงการใช้กระดาษและซองที่มีลวดลายหรือสีไม่ฉูดฉาด
ไม่ควรเขียนข้อความใดลงบนซอง เพราะจะทำให้เลอะเทอะ ไม่สุภาพ และทำให้บุรุษไปรษณีย์อ่านข้อความไม่ชัดเจน
นอกจากนี้ต้องระวังเรื่องลายมือด้วย จะต้องเรียบร้อย อ่านง่าย เพราะนอกจากจะแสดงถึงมารยาทในการเขียน จดหมายนั้นแล้ว
ยังสะดวกต่อการอ่าน ทำให้ผู้รับสารไม่อ่านข้อความผิดพลาด ซึ่งมีผลต่อการสื่อสารด้วย
๔. การบรรจุซอง
เมื่อเขียนจดหมายเสร็จแล้ว ต้องพับให้เรียบร้อย แล้วบรรจุซอง จ่าหน้าซองให้ชัดเจนโดยเขียนชื่อผู้รับ
ระบุที่อยู่ของผู้รับให้ชัดเจน ดั้งแต่เลขที่บ้าน ชื่อบ้าน ห้างร้านหรือสำนักงาน
ซอย ตรอก ถนน หมู่บ้าน ตำบลแขวง ชื่อจังหวัด และเขียนเลขรหัสไปรษณีย์ทุกครั้งชื่อจังหวัดและรหัสไปรษณีย์ควรขีดเส้นใต้หรือเขียนด้วยอักษรตัวใหญ่เพื่อสะดวกแก่บุรุษไปรษณีย์ในการนำส่ง
และควรเขียนคำนำหน้าชื่อผู้รับให้ถูกต้องตามความนิยมและความเหมาะสม หากผู้มียศ
ตำแหน่ง หรือคำนำหน้านาม ก็ต้องระบุลงไปให้ชัดเจน เช่น นายแพทย์ แพทย์หญิง ร้อยตำรวจตรี
คุณหญิง ผู้ช่วยศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ หรือระบุตำแหน่งของผู้รับให้ชัดเจน
เช่น อธิบดีกรมวิชาการ คณบดีคระมนุษยศาสตร์ ผู้อำนวยการโรงเรียนอรุณวิทยา ถ้าในกรณีไม่มียศ
ตำแหน่ง ควรใช้คำนำหน้าชื่อว่า "คุณ" ซึ่งเป็นคำกลางๆใช้ได้ทุกโอกาส
ที่มุมซองด้านซ้ายมือบนหรือด้านหลังของซอง ควรเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้ส่ง เพื่อบุรุษไปรษณีย์จะได้ถูกต้อง
ในกรณีที่มีเหตุขัดข้องไม่สามารถส่งจดหมายตามที่อยู่ที่ระบุไว้หน้าซองได้
ส่วนมุมซองบนด้านขวา ต้องติดตราไปรษณีย์ยากรตามอัตราค่าธรรมเนียมที่ท่าราชการกำหนด
การจ่าหน้าซอง ควรกะระยะให้พองาม ดังตัวอย่างต่อไปนี้
