การเขียนจดหมายประเภทต่างๆ 


           จดหมายแต่ระประเภทมีแบบและการใช้ภาษาแตกต่างไป นักเรียนควรฝึกฝนการเขียนจดหมายได้อย่างน้อย ๒ ประเภท คือจดหมายส่วนตัว และจดหมายกิจธุระ ซึ่งเป็นจดหมายที่สามารถนำไปใช้สื่อสารในชีวิตประจำวันได้

๑. การเขียนจดหมายส่วนตัว
             จดหมายส่วนตัวแบ่งออกเป็น ๒ ชนิด ดังนี้
                  ๑. จดหมายส่วนตัวถึงบุคคลที่คุ้นเคย
                  ๒. จดหมายส่วนตัวถึงบุคคลที่ไม่คุ้นเคย
 

              จดหมายทั้งสองชนิดนี้ใช้แบซองจดหมายเหมือนกัน กล่าวคือ ประกอบด้วยสถานที่เขียนจดหมาย วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย คำขึ้นต้น เนื้อความในจดหมาย คำลงท้าย และชื่อผู้เขียน
 

แบบข้อความข้างต้น คำลงท้าย และสรรพนามที่ใช้ในการเขียนจดหมายส่วนตัวที่นิยมกันมีดังนี้

            ๑.๑ จดหมายส่วนตัวถึงบุคคลที่คุ้นเคย

                  เป็นแบบจดหมายที่คนทั่วไปใช้กันมาก ซึ่งอาจจะเขียนถึงเพื่อน ญาติผู้ใหญ่ หรือบุคคลที่สนิทคุ้นเคยกันดี ดังนั้น แบบของซองจดหมายอาจไม่เคร่งครัดนัก ภาษาที่ใช้ก็มีลักษณะเหมือนการพูด เป็นการพูดคุยกันผ่านจดหมาย อย่างไรก็ตามผู้เขียนจดหมายก็ต้องคำนึงถึงการลำดับความคิดว่าเป็นไปตามลำดับ ทำให้จุดประสงค์ในการเขียนจดหมายฉบับนั้นชัดเจนหรือไม่
                  ข้อควรคำนึงอีกประการหนึ่ง คือ ควรแสดงน้ำใจไต่ถามทุกข์สุข และแสดงความปรารถนาดีต่อผู้รับเสมอ ซึ่งควรถือมารยาทที่ดีในการเขียนจดหมายส่วนตัว ส่วนแบบของจดหมายให้วางรูปแบบตามตัวอย่าง


             ๑.๒ จดหมายส่วนตัวถึงบุคคลที่ไม่คุ้นเคย

                    จดหมายส่วนตัวถึงบุคคลที่ไม่คุ้นเคยนี้ ใช้แบบของจดหมายเหมือนกับจดหมายถึงบุคคลที่คุ้นเคยทุกประการ แต่เคร่งครัดเรื่องคำขึ้นต้นคำลงท้าย และการใช้สรรพนามมากกว่า ไม่ควรบอกจุดประสงค์ของการเขียนจดหมายฉบับนั้นให้ผู้รับทราบเลย
                      ตัวอย่าง    จดหมายส่วนตัวถึงบุคคลที่ไม่คุ้นเคย


    


๒. การเขียนจดหมายกิจธุระ

           จดหมายกิจธุระเป็นจดหมายที่เขียนติดต่อกับบุคคลหรือองค์กรต่างๆ เช่น ห้างร้าน บริษัท สมาคม ฯลฯ เพื่อติดต่อกิจธุระต่างๆ นักเรียนเองก็ต้องเขียนจดหมายกิจธุระเสมอๆ เช่น เขียนจดหมายลาหยุดเรียนเมื่อเจ็บป่วยหรือมีธุระจำเป็น หรือเชิญวิทยากรมาบรรยายหรือเข้าชมกิจการของสถานประกอบต่างๆ เป็นต้น การเขียนจดหมายกิจธุระมีแบบของการเขียนตามแบบของราชการ
            การเขียนจดหมายกิจธุระต้องใช้ภาษากะทัดรัดและตรงประเด็น ต้องใช้ภาษาเพื่อสื่อสารให้เข้าใจตรงกัน
แบบของจดหมายกิจธุระแยกได้เป็น ๓ ส่วนดังนี้


           ส่วนที่ ๑     ประกอบด้วยหน่วยงานเจ้าของจดหมาย วัน เดือน ปี จุดมุ่งหมาย ของการเขียนจดหมายกิจธุระฉบับนั้น ซึ่งใช้คำว่า "เรื่อง" คำขึ้นต้นใช้คำว่า "เรียน" ตามด้วยชื่อตำแหน่งหรือชื่อบุคคลที่จดหมายฉบับนั้นส่งไปถึง และถ้ามีรายละเอียดหรือข้อมูลต่างๆ ส่งไปด้วย ก็ใช้คำว่า "สิ่งที่ส่งมาด้วย"
           ส่วนที่ ๒       เป็นใจความของจดหมายกิจธุระฉบับนั้น ซึ่งอาจมีหลายย่อหน้าก็ได้
          ส่วนที่ ๓      ประกอบด้วยคำลงท้าย ซึ่งส่วนใหญ่ใช้คำว่า "ขอแสดงความนับถือ" มีลายเซ็นพร้อมวงเล็บชื่อ สกุลเต็ม และตำแหน่งของผู้เขียนจดหมาย
             ตัวอย่างจดหมายกิจธุระ : จดหมายลาครู